Visszaélésbejelentés
VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI SZABÁLYZAT
A Danubius Hotels Zrt. (székhelye: 1051 Budapest, Szent István tér 11., Cg.: 01-10-041669) (a továbbiakban: „Társaság” vagy „Danubius”) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasztv.) II. fejezetében foglaltak szerint visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hoz létre.
A jelen Szabályzat (a továbbiakban, mint Szabályzat) tartalmazza a Társaság által létrehozott és üzemeltetett bejelentési rendszer működésére vonatkozó szabályokat, és a bejelentés megtétele esetén követendő eljárásrendet.
II. A jelen bejelentési szabályzat hatálya
1. Tárgyi hatály
A jelen Bejelentési Szabályzat kiterjed valamennyi olyan bejelentésre, amelyet a Társaság munkavállalói által, vagy sérelmére elkövetett cselekménnyel kapcsolatban a Szabályzat VIII. pontjában foglalt személyek tesznek;
2. Személyi hatály
A jelen Szabályzat kiterjed valamennyi olyan személyre, aki bejelentés megtételére jogosult a jelen Szabályzat VIII. pontjában foglaltak szerint.
III. Értelmező rendelkezések
„bejelentésben érintett személy”: az a természetes személy, akinek vélt vagy valós magatartására tekintettel a bejelentő bejelentést tett;
„bejelentő”: az a természetes személy, aki valamely a jelen Szabályzat VIII. pontjában foglaltak szerinti kapcsolatban áll Társaságunkkal és aki a bejelentést tette;
„bejelentő rendszer”: a jelen Szabályzat V. pontjában foglaltak szerinti bejelentő csatornák összessége.
IV. Bejelentés tárgya
A Társaság bejelentő rendszerében bármely jogellenes vagy a bejelentő által jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
V. Bejelentés megtételének módja
V.1. A Társasághoz bejelentést írásban és szóban lehet tenni a jelen pontban foglaltak szerint:
1.1. írásban
1.1.1. a https://danubiushotels.whisly.io/reporting/main-page oldalon (a továbbiakban: online bejelentés)
1.1.2. a whistleblowing@danubiushotels.com és a bejelentes@danubiushotels.com e-mailcímre küldött üzenetben (a továbbiakban: e-mailes bejelentés)
1.1.3. postai úton a Társaság székhelyére küldött levélben az alábbi címre (a továbbiakban: postai bejelentés):
Danubius Hotels Zrt.
Megfelelőségi vezető részére
1051 Budapest, Szent István tér 11.
1.2. szóban
1.2.1. előre egyeztetett időpontban személyesen egyeztetett helyszínen, vagy a Társaság 1051 Budapest, Szent István tér 11. szám alatti székhelyén (a továbbiakban, mint személyes bejelentés)
1.2.2. előre egyeztetett időpontban Microsoft Teams alkalmazás használatával, amellyel kapcsolatban időpontot a whistleblowing@danubiushotels.com, vagy a bejelentes@danubiushotels.com e-mailcímen egyeztethet (a továbbiakban, mint Teams bejelentés);
1.2.2. a 06-1/8894040-es telefonszámon üzenetrögzítőre tett hangüzenet útján. (a továbbiakban, mint hangüzenetes bejelentés).
VI. A bejelentések kivizsgálásának szabályai
VI. 1. A bejelentéseket a Társaságnál az ellenőrzési igazgató irányítása alatt a szervezeti egységébe tartozó pártatlan megfelelőségi vezető vizsgálja ki a bejelentés tárgyának megfelelő területeken jártas, szintén pártatlan munkavállalók bevonásával.
VI.2. A bejelentő, amennyiben arra a bejelentés megtételére választott platform lehetőséget biztosít, nevének feltüntetése mellett, vagy anonim módon tehet bejelentést. A bejelentő személyazonosságát Társaságunk szigorúan bizalmasan kezeli, azt a közvetlenül a kivizsgálásban résztvevő személyeken kívül más személy részére nem teszi hozzáférhetővé.
A hatályos jogszabályi előírásokban foglaltaknak megfelelően Társaságunk az anonim bejelentésekről elérhetőség hiányában visszaigazolást nem küld, a bejelentés kivizsgálását mellőzheti és a bejelentőt a vizsgálat lezárásáról és az általa tett intézkedésekről sem tájékoztatja.
VI.3. A bejelentőnek a bejelentés megtételekor nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
VI. 4. A bejelentő nevének feltüntetése mellett tett bejelentéseket Társaságunk 7 munkanapon belül a VI. pontban foglaltak szerint visszaigazolja, egyben tájékoztatja a bejelentőt az eljárási és adatkezelési szabályokról.
VI.5. A Társaságunk a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja és a bejelentőt a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről írásban tájékoztatja.
VI. 6. A kivizsgálási határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett Társaságunk legfeljebb 3 hónapra meghosszabbíthatja. A kivizsgálás határidejének meghosszabbításáról, a vizsgálat lezárása várható időpontjáról, valamint a meghosszabbítás indokáról a bejelentőt Társaságunk jogszabályi kötelezettségének eleget téve tájékoztatja.
VI. 7. A kivizsgálás során a megfelelőségi vezető kapcsolatot tart a nevének feltüntetése mellett tett bejelentés bejelentőjével, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt, vagy amennyiben azt szükségesnek tartja személyesen is meghallgathatja.
VI.8. Társaságunk akár a bejelentés felvételéhez, akár a bejelentés kiegészítéséhez a bejelentővel folytatott előzetes egyeztetetést követően személyes meghallgatást tarthat akár valamely szállodájában, akár a székhelyén, akár bármely más külső helyszínen. Az emberi méltóságot, vagy a nemi identitást sértő, illetve a zaklatási ügyekben a bejelentő kérheti Társaságunktól, hogy a meghallgatást férfi, vagy nő folytassa le, vagy amennyiben a bejelentő Társaságunk munkavállalója, vagy volt munkavállalója, úgy azt is, hogy őt valamely általa megnevezett, a HR területen foglalkoztatott munkavállaló hallgassa meg.
A meghallgatásról Társaságunk az ellenőrzésre, a helyesbítésre és az aláírással történő elfogadásra vonatkozó lehetőség biztosítása mellett jegyzőkönyvet vesz fel, amelynek másodpéldányát a bejelentő részére átadja.
VI. 9. A bejelentés kivizsgálását Társaságunk mellőzheti, ha
a) a bejelentést anonim módon tette meg a bejelentő,
b) a bejelentést nem az arra jogosult VIII. pontban részletezettek szerinti személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve Társaságunk (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
VI.10. A bejelentés kivizsgálása során a megfelelőségi vezető értékeli a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és az illetékes belső szakterületekkel folytatott egyeztetést követően javaslatot tesz olyan intézkedések meghozatalára, amelyek alkalmasak a visszaélés orvoslására.
VI.11. Amennyiben a vizsgálat megállapítása szerint a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt a megfelelőségi vezető a Társaság vezérigazgatójának egyidejű tájékoztatása mellett a jogi igazgató bevonásával intézkedik a feljelentés megtételéről.
VI.12. Társaságunk kizárólag a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatait kezeli
- a bejelentőnek,
- annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
- aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezik
a személyes adatokat jogosulatlan személyek számára nem teszi hozzáférhetővé A bejelentésekkel kapcsolatos adatkezelésünk leírását a https://www.danubiushotels.com/hu/bejelentesadatkezeles oldalon elérhető adatkezelési tájékoztató tartalmazza.
VI.13. A bejelentési rendszer alapján a nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentést vizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Társaság egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.
VI.14. Társaságunk a bejelentésben érintett személy részére a vizsgálat megkezdésekor nyújt részletes tájékoztatást a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Társaságunk a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejthesse és azt bizonyítékokkal támaszthassa alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
VII. Az egyes bejelentési módok részletszabályai
VII.1. Az online bejelentés szabályai
A Társaság https://danubiushotels.whisly.io/reporting/main-page oldalon működtetett bejelentőfelületén a jelen Szabályzat VIII. pontjában foglaltak szerinti személy tehet bejelentést, választása szerint akár anonim módon, akár nevének feltüntetése mellett.
A nem anonim módon tett online bejelentés esetén a bejelentő a bejelentés beérkezéséről küldött e-mailüzenetben rögzített felhasználónév és jelszó beírásával történő belépést követően tekintheti meg, vagy egészítheti ki a korábban tett bejelentését.
A Társaságunk a bejelentést minden esetben annak tartalma szerint vizsgálja.
Az anonim bejelentések esetén az informatikai rendszer a bejelentőről semmilyen személyes adatot nem tárol, így Társaságunk semmilyen eszközzel nem tudja beazonosítani a bejelentő személyét. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy ebben az esetben a bejelentés megtételét követően a záróképernyőn található felhasználónevet és jelszót jegyezze fel, mert a későbbiekben a felhasználónév és a jelszó megadásával tudja a bejelentését megtekinteni, vagy kiegészíteni, Társaságunk ezen a felületen tud Önnel kapcsolata lépni, ennek hiányában a bejelentéséhez a továbbiakban a hozzáférést nem tudjuk biztosítani.
A bejelentő nevének megadásával tett bejelentések esetén a Társaságunk a továbbiakban a rendszeren keresztül küldött e-mail üzenetek útján tartja a kapcsolatot a bejelentővel.
VII.2. az e-mailes bejelentés részletszabályai
Társaságunk az erre a célra rendszeresített whistleblowing@danubiushotels.com, vagy a bejelentes@danubiushotels.com e-mailcímeken is fogadja a bejelentéseket. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy amennyiben bármely okból a bejelentését anonim módon kívánja megtenni, úgy szíveskedjen bejelentését egy olyan emailcímről küldeni, amelyből a személyazonossága nem állapítható meg.
A bejelentő nevének megadásával tett bejelentések esetén a Társaságunk a továbbiakban az e-mailcsatornán keresztül tartja a kapcsolatot a bejelentővel.
VII.3. a postai bejelentés részletszabályai
Amennyiben postai bejelentésként anonim bejelentést kíván tenni, kérjük a feladó feltüntetésének és a levél aláírásának mellőzését.
A bejelentő nevének megadásával tett bejelentések esetén Társaságunk a továbbiakban elektronikus, vagy telefonos elérhetőség hiányában postai úton tartja a kapcsolatot a bejelentővel.
VII.4. a személyes bejelentés részletszabályai
Társaságunk előre egyeztetett időpontban és helyszínen biztosítja a nem anonim bejelentés lehetőségét akár valamely szállodánk, vagy a Társaság székhelye, vagy bármely más előre egyeztetett helyszínen.
VII.5. a Teams bejelentés részletszabályai
Amennyiben a bejelentő a bejelentését Microsoft Teams alkalmazás használatával anonim módon kívánja megtenni, úgy kérjük egy olyan e-mailcím használatával szíveskedjen igényét a whistleblowing@danubiushotels.com, vagy a bejelentes@danubiushotels.com címre jelezni, amelyből a bejelentő személyazonossága nem állapítható meg.
A fenti címek valamelyikére küldött e-mailben meg kell adni az e-mail elküldésétől számított 7 munkanapon belül legalább 3 olyan konkrét napot és azon belül időpontot, amely időpont a bejelentőnek megfelelő a bejelentése megtételére. Az igény beérkezését követő két munkanapon belül a megfelelőségi vezető megküldi az online egyeztetéshez szükséges linket.
Amennyiben a Teams alkalmazásával anonim bejelentést kíván tenni, úgy kérjük kamera nélküli módban csatlakozzon az online felülethez.
Tájékoztatjuk, hogy a Teams alkalmazásával felvett beszélgetést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően tartós és visszakereshető formában rögzítjük, a felvételt kérésére a rendelkezésére bocsátjuk, kérjük csak abban az esetben válassza ezt a bejelentési csatornát amennyiben a bejelentés rögzítéséhez hozzájárul.
VII.6. a hangüzenetes bejelentés részletszabályai
Társaságunk a 06-1/8894040-es telefonszámon üzenetrögzítő alkalmazásával biztosítja a bejelentések fogadását. Kérjük, amennyiben anonim bejelentést kíván tenni, úgy a hívás indítása előtt tiltsa le hívószámát!
A bejelentő által az üzenetrögzítőre mondott bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően tartós és visszakereshető formában rögzítjük, a felvételt kérésére a rendelkezésére bocsátjuk, kérjük csak abban az esetben válassza ezt a bejelentési csatornát amennyiben a bejelentés rögzítéséhez hozzájárul.
A VII.2-VII.6. pontban rögzített módokon tett nem anonim bejelentéseket a megfelelőségi vezető az online bejelentő rendszerben rögzíti. Az így rögzített bejelentésre a továbbiakban az online bejelentésre leírt szabályok az alkalmazandóak.
VIII. A bejelentés megtételére jogosultak
A Társaság által működtetett bejelentő rendszerben az alábbi személyek tehetnek bejelentést:
a) munkavállalók és volt munkavállalók
b) minden olyan személy, akivel munkaviszony létesítésére vonatkozó tárgyalásokat folytatunk
c) a szervezet ügyviteli, illetve felügyelő testületéhez, igazgatóságához tartozó személy
d) a társaságunknál tevékenységet végző gyakornokok és önkéntesek,
e) a társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy
f) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a szervezettel szerződéses kapcsolatban áll,
g) a szervezettel szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, illetve beszállító felügyelete és irányítása alatt álló személy,
h) minden olyan személy, aki a társaságunkkal a fenti e)-g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot kíván létesíteni, és a jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és minden olyan személy, akinek a fenti e)-g) pontokban részletezett jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a társaságunkkal megszűnt.
IX. A visszaélést bejelentők védelme
IX.1. A bejelentőt, valamint a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére a bejelentés megtétele során segítséget nyújtó személyt (munkatársat vagy családtagot) aki a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére segítséget nyújt a bejelentés megtétele során nem érheti semmilyen joghátrány a jóhiszeműen, jogszerűen tett bejelentés megtétele miatt.
IX.2. A bejelentés megtétele jogszerű, ha
a) a bejelentő a bejelentését a jelen Szabályzatban foglalt bejelentési rendszerek valamelyikén keresztül tette meg,
b) a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó bejelentett információt
- a munkavégzéssel – beleértve a foglalkoztatásra irányuló kapcsolat létesítése során szerzett információkat is- kapcsolatban szerezte, vagy
- a Társaságunkkal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó tárgyalásokat folytató, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személyek által megszerzett információ,
és
c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.
IX.3. A bejelentés továbbá jogszerű abban az esetben is, amennyiben a bejelentő a fenti 2. b)-c) pontban rögzített feltételek teljesülése mellett a bejelentését nyilvánosságra hozza, feltéve, hogy a
a. bejelentő a Társaságunk által a jelen Szabályzatban rögzítettek szerinti bejelentő rendszert majd a Panasztv. II. fejezet 7. pontjában rögzített valamely bejelentő rendszert igénybe vette és Társaságunk, vagy az eljárásra jogosult szerv a szükséges intézkedéseket határidőben nem tette meg;
b. a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülmény nyilvánvaló módon veszélyezteti a közérdeket – így különösen, ha visszafordíthatatlan kár bekövetkezésének kockázata áll fenn – vagy
c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a Panasztv. II. fejezet 7. pontjában rögzített visszaélés-bejelentési rendszer igénybevétele esetén a bejelentéssel érintett körülmény sajátos jellegzetességei miatt fennáll annak a nyilvánvaló lehetősége, hogy
ca) a bejelentővel szemben a Panasztv-ben rögzített valamely hátrányos intézkedést tesznek meg, vagy
cb) a bejelentésben foglaltak érdemi elintézésére nem kerül sor.
IX.4. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel Társaságunk a bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére átadja,
b) ha alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
IX.5. A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő mentesül a titoktartási kötelezettség megszegése miatti felelősség alól, amennyiben alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentésben az üzleti titok szerepeltetése szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
IX.6. A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében sem, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.
IX.7. A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
X. A bejelentések nyilvántartása
X.1. Társaságunk a bejelentésekről, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről nyilvántartást vezet.
X.2. A nyilvántartás tartalmazza:
a) a bejelentés leírását, a bejelentés tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését,
b) a bejelentés benyújtásának időpontját,
c) a bejelentés rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak indokát,
d) az intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését,
e) a bejelentésre adott válaszlevél keltének dátumát és megküldésének módját.
X.3. A bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasztv. szerint nem kezelhető adatokat.
XI. Hatálybalépés
Jelen Szabályzat 2023. július 24-én lép hatályba. Jelen Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Panasztv., valamint a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályok irányadóak.
Budapest, 2023. július 24.
